Artėjant Kalėdoms, daugelis įmonių ir organizacijų ruošiasi džiaugsmingam laikotarpiui – šventėms, dovanoms ir susitikimams su Kalėdų seneliu. Tradiciškai rengiami renginiai darbuotojų vaikams, kurių metu mažieji kviečiami pasakyti eilėraštį, gauti dovanėlę ir kartu įsiamžinti šventinėje nuotraukoje. Šios tradicijos kuria šiltą atmosferą, tačiau kartu jos atneša ir tam tikrų atsakomybių – ypač kalbant apie vaikų asmens duomenų tvarkymą, – teigia advokatų kontoros TEGOS asocijuotoji partnerė Raminta Stravinskaitė.
Kalėdų senelio sąrašai – daugiau nei simbolis
Iš pirmo žvilgsnio gali pasirodyti, kad surinkti vaikų vardus ir amžių – smulkmena. Juk kaip kitaip Kalėdų senelis žinos, kam paruošti dovaną? Vis dėlto pagal Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR) net ir toks paprastas sąrašo sudarymas yra asmens duomenų tvarkymas.
Vaikų duomenys laikomi ypač jautriais, todėl jų apsaugai keliami aukštesni reikalavimai. Prieš sudarant sąrašus ar renkant informaciją apie vaikus, reikėtų gauti tėvų sutikimą ir informuoti juos, kokiais tikslais duomenys bus naudojami. Dažniausiai tokie duomenys reikalingi tik renginio organizavimui – pavyzdžiui, dovanų sąrašams, kvietimams ar amžiaus grupei pritaikytoms pramogoms.
Tėvų sutikimas neturėtų būti tik formalumas. Jis turi būti laisvai duotas, aiškus ir konkretus. Tai reiškia, kad tėvai turi suprasti, jog gali atsisakyti pateikti duomenis ir dėl to niekas nebus diskriminuojamas ar negaus mažiau dėmesio. Kalėdų džiaugsmas neturi priklausyti nuo to, ar kas nors „padėjo“ varnelę prie sutikimo formos.
Fotoaparato objektyvas ir vaikų privatumas
Fotografavimas per šventes – natūrali Kalėdų džiaugsmo dalis. Norisi išsaugoti akimirkas, pasidalinti jomis su kolegomis, parodyti, kaip linksminosi vaikai. Tačiau verta prisiminti, kad nuotraukos, kuriose matomi vaikai, yra asmens duomenys, todėl jų naudojimui taip reikalingas tėvų sutikimas.
Svarbu, kad sutikimas dėl vaikų fotografavimo nebūtų bendras tiek pačiam fotografimo faktui, tiek nuotraukų viešinimui. Įmonė turėtų aiškiai atskirti, du skirtingus dalykus – ar leidžiama vaiką fotografuoti ir filmuoti, ir ar leidžiama tas nuotraukas ar įrašus naudoti toliau, pavyzdžiui, dalintis jais įmonės viduje ar viešai.
Vien tai, kad tėvai sutinka, jog renginyje bus fotografuojama, dar nereiškia, kad jie leidžia nuotraukas skelbti. Daugelis tėvų neprieštarauja keliems kadrams, kurie lieka įmonės intranete ar naujienlaiškyje – juk smagu, kai kolegos gali pasidžiaugti švente. Tačiau tie patys tėvai gali visai nenorėti, kad jų vaiko nuotrauka atsirastų viešai, pavyzdžiui, socialiniuose tinkluose ar įmonės svetainėje.
Todėl geriausia praktika – gauti atskirus sutikimus: vieną dėl fotografavimo ar filmavimo renginio metu, ir atskirus – dėl nuotraukų naudojimo skirtingais tikslais, pavyzdžiui, vidinėje komunikacijoje ar viešinimui. Tai leidžia tėvams laisvai pasirinkti, o įmonei – parodyti atsakingą ir skaidrų požiūrį į duomenų apsaugą.
Nepaisant to, daugelyje organizacijų šiandien vis dažniau taikomas atsargus kompromisas: fotografuojama taip, kad vaikai nebūtų aiškiai atpažįstami – iš toliau, grupinėse nuotraukose arba užfiksuojant šventinę atmosferą, o ne konkrečius veidus. Tokiu būdu išsaugoma šventės dvasia, kartu gerbiant privatumą.
Kai sutikimas iš tiesų nėra laisvas
Dažnai įmonės pateikia darbuotojams jų įsidarbinimo dieną asmens duomenų sutikimo formas, kuriose, be kita ko, prašoma sutikti, kad vaikas bus fotografuojamas ar filmuojamas, o nuotraukos bus skelbiamos įmonės socialiniuose tinkluose ar reklaminėse medžiagose. Atrodo įprasta, bet kartais tokios sąlygos pateikiamos taip, kad be sutikimo vaikas apskritai negalėtų dalyvauti šventėje.
Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija (VDAI) yra nagrinėjusi labai panašų atvejį: mama norėjo užregistruoti dukrą į vaikų stovyklą, tačiau galėjo tai padaryti tik sutikusi, kad jos vaiko atvaizdas bus naudojamas reklamai. Nesutikus – dalyvauti negalima. VDAI pabrėžė, kad toks „sutikimas“ nėra laisvas, nes žmogus faktiškai neturi pasirinkimo. Ši istorija puikiai tinka priminti, kad tėvai turi teisę patys nuspręsti, ar nori, kad jų vaikas būtų fotografuojamas, o darbdaviai – pareigą tą sprendimą gerbti.
Socialiniai tinklai – šventės tęsinys ar duomenų pinklės?
Dažnai šventės nepasibaigia paskutiniu Kalėdų dainos akordu. Tėvai noriai dalijasi nuotraukomis iš renginio savo „Facebook“, „Instagram“ ar „LinkedIn“ paskyrose, žymėdami įmonę ar kolegas. Tokiais atvejais įmonė neatsako už tėvų veiksmus, nes jie dalijasi nuotraukomis asmeniniuose profiliuose. Tačiau atsakomybė vis tiek egzistuoja – socialiniai tinklai yra vieša erdvė, o kitų vaikų atvaizdų skelbimas be sutikimo gali sukelti ne tik nepatogumų, bet ir teisinių klausimų.
Čia dažnai pasigirsta teiginys, kad BDAR tokioms situacijoms netaikomas, nes tai laikoma asmens veiksmais namų ūkio reikmėms. Iš dalies tai tiesa – BDAR iš tiesų nereguliuoja asmeninių santykių tarp šeimos narių ar draugų. Tačiau verta nepamiršti, kad mūsų civilinė teisė vis tiek saugo žmogaus atvaizdą ir privatumą.
Pagal Lietuvos Respublikos civilinį kodeksą, asmens atvaizdas gali būti viešai platinamas tik su asmens sutikimu. Tai reiškia, kad net jei BDAR tiesiogiai netaikomas, viešai paskelbus kito vaiko nuotrauką be tėvų leidimo galima pažeisti jų teisę į atvaizdą. Reikia nepamiršti, kad socialiniai tinklai yra vieša erdvė, o ne privatus šeimos albumas.
Todėl vis dažniau rekomenduojama tėvams prieš dalijantis grupinėmis nuotraukomis įsitikinti, kad kitų vaikų tėvai neprieštarauja.
Privatumas – taip pat dovana
Įmonės ar organizacijos, rengiančios Kalėdų šventes darbuotojų vaikams, turėtų pasirūpinti, kad visos su šventėmis susijusios bylos – dalyvių sąrašai, dovanų duomenys, nuotraukos ar vaizdo įrašai – būtų saugiai laikomi, prieinami tik tiems darbuotojams, kuriems to reikia, ir neilgesnį laiką, nei būtina. Kai šventė baigiasi, o informacijos poreikis išnyksta, duomenys turėtų būti saugiai ištrinami.
Deja, praktikoje pasitaiko, kad įmonės sutikimo formose nurodo, jog darbuotojo ar jo vaiko duomenys bus saugomi iki darbo santykių pabaigos. Iš pirmo žvilgsnio tai atrodo patogu, bet iš tiesų toks terminas dažnai neturi pagrindo – juk šventės nuotrauka ar dalyvio sąrašas tikrai nereikalingi po tiek laiko. Tokia formuluotė gali reikšti, kad vaiko nuotrauka, paskelbta įmonės „Facebook“ paskyroje, teoriškai gali likti ten „kaboti“ dar dešimtmetį po šventės.
Todėl reikia nepamiršti, kad tėvai taip pat turi teisę bet kada paprašyti, kad jų vaiko duomenys ar nuotraukos būtų pašalintos – pavyzdžiui, jei nuotrauka buvo paskelbta įmonės viduje ar viešai. Tokius prašymus svarbu gerbti be jokių pasiteisinimų ar formalumų.
Dar vienas svarbus aspektas – žmonės, dirbantys su duomenimis. Darbuotojai turėtų būti apmokyti, kaip atsakingai elgtis su vaikų informacija, kaip saugoti failus, kam leidžiama juos perduoti ir kaip reaguoti į prašymus dėl ištrynimo. Kai komanda žino, ką daro, sumažėja klaidų ir netyčinių pažeidimų rizika.
Toks atsakingas požiūris padeda ne tik išvengti nesklandumų – jis kuria pasitikėjimą. Tėvai mato, kad įmonė rūpinasi ne tik švente ir dovanomis, bet ir jų vaikų privatumu. Ir būtent tada šventės prisiminimai tampa tikru, ramiu džiaugsmu, o ne rūpesčiu dėl privatumo.
